Sommerzeit ist Urlaubszeit - Worauf Arbeitgeber:innen achten sollten
Urlaub & Bilanz: Der stille Ergebniskiller
Im Sommer denken viele an Strand und Erholung. Urlaub betrifft aber auch deinen Jahresabschluss. Wird Urlaub nicht rechtzeitig konsumiert, musst du als Arbeitgeber:in dafür Urlaubsrückstellungen bilden. Diese Rückstellungen belasten dein Betriebsergebnis und können bei hoher Zahl an offenen Urlaubstagen schnell mehrere Tausend Euro ausmachen.
Das bedeutet konkret: Auch wenn dein Team den Urlaub nicht nutzt, hat das betriebswirtschaftliche Folgen. Wer früh plant, entlastet nicht nur die Mitarbeiter:innen, sondern verbessert auch das laufende Ergebnis im Jahresabschluss.
✅ Empfehlung: Verschaffe dir im Sommer einen Überblick über offene Urlaube im Team – und plane gemeinsam den Abbau. Das spart Rückstellungen und erhöht die Planungssicherheit.
Wann darf Urlaub verfallen? Und wann nicht?
Urlaub verfällt nicht von selbst!
Viele Arbeitgeber:innen glauben, dass offener Urlaub nach ein paar Jahren automatisch verfällt. Das stimmt so nicht – zumindest nicht ohne deine aktive Unterstützung.
Als Arbeitgeber:in solltest du deine Mitarbeiter:innen rechtzeitig auffordern, den Urlaub zu nehmen und ausdrücklich darauf hinweisen, dass sonst der Anspruch verfällt. Eine Information auf der Gehaltsabrechnung reicht dafür nicht aus!
Diese sogenannte Aufforderungs- und Hinweisobliegenheit ist besonders wichtig, sie betrifft jede/n Mitarbeiter:in, auch Langzeitkranke und Mitarbeiter:innen in Teilzeit.
✅ Unser Tipp: Sende einmal jährlich eine formale Erinnerung an alle Mitarbeiter:innen mit Resturlaub. Das schützt das Unternehmen vor Missverständnissen und Klagen.
Was passiert mit Urlaub bei Krankenstand?
Urlaub verfällt nicht automatisch – auch nicht bei langem Krankenstand. Laut aktueller Judikatur kann Urlaub nur dann verfallen, wenn der/die Arbeitgeber:in vorher schriftlich daran erinnert, den Urlaub zu nehmen, und auf den drohenden Verfall hingewiesen hat.
Gerade bei längeren Ausfällen oder Krankenständen geraten solche Erinnerungen leicht in Vergessenheit – dabei ist die Rechtslage hier eindeutig.
✅ Empfehlung: Auch kranke Mitarbeiter:innen müssen über Urlaubsansprüche informiert werden. Dokumentiere deine Erinnerung – schriftlich, nachweisbar, mit Frist und bei Langzeitkranken per eingeschriebenen Brief, weil sie die berufliche Mailadresse nicht einsehen.
Urlaub bei Teilzeit & Karenz: Wie viel steht zu?
Auch Mitarbeiter:innen in Teilzeit oder Karenz haben Anspruch auf Urlaub, allerdings in unterschiedlichem Ausmaß. Der gesetzliche Mindesturlaub (5 Wochen) wird aliquotiert, also an das Arbeitsverhältnis angepasst.
Achtung: Teilzeit ist nicht gleich weniger Urlaub: Anspruch besteht in Tagen, nicht in Stunden. Bei Karenz bleibt offener Urlaub erhalten, wenn er nicht davor verbraucht wurden.
✅ Empfehlung: Kläre bei jeder Änderung des Beschäftigungsausmaßes den Urlaubsstand schriftlich und auch die Berechnungsmethode. Das verhindert Missverständnisse und spart dir später aufwendige und rückwirkende Korrekturen.
Urlaubsgeld & Karenz: Achtung Zuverdienst!
Viele Arbeitgeber:innen möchten ihren Mitarbeiter:innen auch während Karenzzeiten etwas Gutes tun – etwa durch die Auszahlung von Urlaubsgeld oder offenen Ansprüchen. Doch hier lauert eine oft übersehene Falle: Zuverdienstgrenzen beim einkommensabhängigen Kinderbetreuungsgeld (eaKBG).
Schon geringe Zahlungen – wie Urlaubsgeld oder Sonderzahlungen – können die erlaubten Zuverdienstgrenzen überschreiten. Die Folge: Rückforderungen oder sogar Verlust des Anspruchs auf KBG.
Zusätzlich unterliegt Urlaubsgeld Sozialversicherungsbeiträgen – das mag bei Karenz mitunter überraschend sein.
✅ Empfehlung: Prüfe vor jeder Auszahlung an karenzierte Mitarbeiter:innen die Zuverdienstgrenzen sorgfältig. Im Zweifelsfall Beratung einholen.
Urlaubsverjährung & neue Judikatur: Das musst du wissen
Urlaubsansprüche verjähren laut Gesetz nach 2 Jahren am Ende des Jahres in der er angefallen ist (defacto somit 3 Jahre) – aber laut aktueller Rechtsprechung (OGH & EuGH) nur, wenn vorher formal daran erinnert wurde.
Das bedeutet: Selbst wenn die gesetzliche Frist abgelaufen ist, bleibt der Urlaub bestehen, wenn du deine Mitarbeiter:innen nicht aktiv und rechtzeitig informiert hast.
Auch bei Schichtarbeit gilt: Urlaub wird nach Kalendertagen, nicht nach Stunden berechnet – ein häufiges Missverständnis bei der Verrechnung.
✅ Empfehlung: Etabliere eine jährliche Erinnerungspraxis und überprüfe deine Urlaubsrichtlinien auf rechtliche Korrektheit.
Urlaub auszahlen – geht das?
Urlaub ist eine bezahlte Freizeit, welche zur Erholung dient.
Das bedeutet: Urlaub kann im aufrechten Dienstverhältnis nicht in Geld umgewandelt werden. Ein Urlaub muss in Zeit – sprich Abwesenheit vom Arbeitsplatz - verbraucht werden.
Selbst wenn beide Vertragsparteien sich einig sind, dass der Urlaub ausbezahlt werden soll, ist dies rechtlich nicht zulässig. Im Falle einer Prüfung könnte dies zu doppelten Kosten und einer Verwaltungsstrafe wegen Verstoß gegen das Ablöseverbot führen.
✅ Empfehlung: Halte die Mitarbeiter an, den Urlaub zu verbrauchen. Eine Auszahlung des Urlaubes ist nur bei Beendigung des Dienstverhältnisses möglich.
Mitarbeiter krank im Urlaub – was hat Vorrang?
Jemand, der im Urlaub krank ist, kann sich nicht erholen. Der Zweck des Urlaubs wurde vereitelt. Dies gilt nur, wenn die Erkrankung länger als drei Tage gedauert hat.
Zusätzlich muss Urlaub nur gewandelt werden, wenn ein entsprechender Nachweis wie eine Arbeitsunfähigkeitsmeldung vorgelegt wird. Bei einem ausländischen Nachweis ist zusätzlich eine Befugnis über die Befähigung des Ausstellers/der Ausstellerin vorzulegen.
Achtung: Dies gilt nicht bei Zeitausgleich. Zeitausgleich “bleibt” Zeitausgleich, auch im Falle einer Erkrankung.
✅ Empfehlung: Weise die Mitarbeiter:innen hin, welche Nachweispflichten sie im Falle des Falles haben.
Relevante Judikatur
OGH 8 ObA 23/23z, 27.06.2023 – Kein Urlaubsverfall ohne Hinweis (folgt EuGH C-120/21)
OGH 9 ObA 78/24x, 22.01.2025 – Urlaub bei Schichtarbeit nach Kalendertagen zu berechnen
EuGH C-684/16 – Arbeitgeber:innen müssen auf Urlaubsverfall hinweisen, sonst bleibt Anspruch bestehen
