Alles Wichtige zum Jahreslohnzettel: Ihre Mitwirkung ist gefragt!

Das Jahresende rückt in großen Schritten näher – und damit stehen auch wieder zahlreiche Meldungen, Kontrollen und Vorbereitungen für die Lohnverrechnung an.

Damit wir Ihre Abrechnungen und Jahresmeldungen fristgerecht bis zum 15.02.2027 erstellen und übermitteln können, bitten wir Sie, die folgenden Punkte rechtzeitig zu prüfen und uns alle erforderlichen Informationen und Unterlagen zur Verfügung zu stellen.

Welche Informationen müssen ab 2026 zusätzlich gemeldet werden?

Aufgrund der Änderung der Lohnkontenverordnung, die mit einer starken Erweiterung des Jahreslohnzettels (L16) einhergeht, sind mit Wirkung ab 01.01.2026 im Rahmen der Personalverrechnung einige zusätzliche Werte zu erfassen und auszuweisen. Bei den nachfolgenden Punkten benötigen wir daher Ihre Unterstützung und bitten Sie um entsprechende Angaben bzw. Rückmeldung.

1.      Essensgutscheine

Eine der wichtigsten Neuerungen betrifft steuerfreie Essensgutscheine gemäß § 3 Abs. 1 Z. 17 lit. b EStG. Während diese bisher häufig außerhalb der laufenden Personalverrechnung verwaltet wurden, sind sie ab 2026 betragsmäßig am Lohnkonto zu erfassen und am Jahreslohnzettel gesondert auszuweisen.

 Gewähren Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Essensgutscheine, sollten diese künftig jährlich dokumentieren:

·       welche Arbeitnehmer Essensgutscheine erhalten haben,

·       welche Art von Gutscheinen ausgegeben wurde,

·       und in welcher Höhe diese gewährt wurden.

 Nicht betroffen von dieser zusätzlichen Meldepflicht ist die steuerfreie Verköstigung am Arbeitsplatz. Dazu zählen beispielsweise vergünstigte oder kostenlose Mahlzeiten in einer betriebseigenen Kantine, Werksküche oder durch angelieferte Speisen im Betrieb. Diese Leistungen müssen weiterhin nicht gesondert am Lohnkonto oder Lohnzettel ausgewiesen werden.

2.      Erweiterte Angaben bei Firmenfahrzeugen

Besonders umfangreich fallen auch die neuen Meldepflichten für Firmenfahrzeuge aus. Für jeden Kfz-Sachbezug sind künftig unter anderem folgende Daten erforderlich:

     -  Anschaffungskosten des Fahrzeugs

·       Angewendeter Sachbezugsprozentsatz (0 %, 1,5 %, 2 % oder Durchschnittswert bei Poolfahrzeugen)

·       Anzahl der Monate mit Sachbezug

·       Höhe des angesetzten Sachbezugswertes

Auch bei Elektrofahrzeugen müssen die Anschaffungskosten erfasst werden, selbst wenn aufgrund der emissionsfreien Nutzung aktuell im Jahr 2026 noch kein Sachbezug anfällt.

Arbeitgeber sollten daher sicherstellen, dass diese Informationen bereits bei der Fahrzeugüberlassung vollständig dokumentiert und an die Lohnverrechnung übermittelt werden. Am besten Sie übermitteln uns dazu den Zulassungsschein sowie den Kauf- oder Leasingvertrag.

Schon bisher erforderlich: Die Aufzeichnung bestimmter Leistungen

In diesem Zusammenhang möchten wir daran erinnern, dass gemäß der Lohnkontenverordnung (so wie auch schon bisher) insbesondere nachstehende steuerfreie Zuwendungen bzw. Leistungen am Lohnkonto auszuweisen sind:

·       Tagesgelder, Kilometergelder und pauschale Nächtigungsgelder.

·       Zuwendungen für die Zukunftssicherung,

·       Unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Mitarbeiterbeteiligungen (z.B. Stock-Options),

·       Start-up-Mitarbeiterbeteiligungen,

·       Gewinnbeteiligungen bis € 3.000 jährlich je Arbeitnehmer/in,

·       Mitarbeiterrabatte, die im Einzelfall 20 % übersteigen,

·       Zuschüsse für Kinderbetreuungskosten,

·       Freiwillige Zuwendungen zur Beseitigung von Katastrophenschäden,

·       Umzugskostenvergütungen

·       Übernahme der Kosten für ein Massenbeförderungsmittel

·       E-Mobilitätskostenersätze (Ladeinfrastruktur/Laden) sowie

·       Telearbeitstage und Home-Office-Tage

Bitte informieren Sie uns zeitnah über entsprechende Leistungen oder Änderungen. Nur so kann eine vollständige Personalverrechnung und die korrekte Erstellung des Jahreslohnzettels L16 gewährleistet werden.

Was bedeutet das für Arbeitgeber?

Die neuen Meldeanforderungen erhöhen die Transparenz gegenüber der Finanzverwaltung deutlich. Dadurch soll die Nachvollziehbarkeit und Kontrollmöglichkeit erhöht werden. Gleichzeitig steigt jedoch der organisatorische Aufwand. 

Besonders wichtig ist eine vollständige und laufende Erfassung aller Sachbezüge und oben angeführten steuerfreien Leistungen im Lohnkonto, da diese Informationen direkt in den Jahreslohnzettel übernommen werden.

Eine rechtzeitige Vorbereitung ist daher essenziell und verhindert aufwendige Nacharbeiten.

Mit Ihrer Unterstützung für die rechtzeitige Übermittlung der erforderlichen Unterlagen, tragen Sie einen wesentlichen Teil dazu bei, dass wir die Jahresendarbeiten in der Personalverrechnung reibungslos und fristgerecht durchführen können.

Bei Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit gerne persönlich zur Verfügung.

Hinweis: Eine frühzeitige Abstimmung ist insbesondere bei steuerfreien Benefits wichtig. Viele Begünstigungen sind an konkrete Voraussetzungen, Nachweise und Dokumentationspflichten geknüpft. Nur wenn die erforderlichen Informationen vollständig vorliegen, können Steuer- und Sozialversicherungsbegünstigungen korrekt berücksichtigt werden.