Die Homeoffice-Regelungen im Überblick

Mit 1. April 2021 traten in Österreich gesetzliche Neuregelungen für das Arbeiten von Zuhause in Kraft. Nachführend wollen wir Ihnen einen Überblick zu den wichtigsten rechtlichen und steuerlichen Eckpunkten für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen geben.

Definition Homeoffice

Homeoffice umfasst die regelmäßige Erbringung von Arbeitsleistungen in der Privatwohnung von Arbeitnehmer:innen (Haupt- oder Nebenwohnsitz) oder einer Wohnung eines nahen Angehörigen. Das Arbeiten außerhalb der Wohnung (öffentliches Coworking Space, Kaffeehaus, Park, Urlaubsort) fällt nicht darunter.

Arbeitsrechtliche Regelungen

• Es besteht ein Vereinbarungsprinzip zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in. Homeoffice-Vereinbarungen sollen aus Beweisgründen schriftlich erfolgen. Es besteht kein Rechtsanspruch und keine einseitige Anordnung von Homeoffice.
• Die digitalen Arbeitsmittel (Laptop, Drucker, Handy, Internet und Ähnliches) haben Arbeitgeber:innen bereitzustellen. Die Bereitstellung der Arbeitsmittel stellt keinen Vorteil aus dem Dienstverhältnis dar, es besteht somit kein abgabepflichtiger Sachbezug.
• Kostenersatz: Es kann vereinbart werden, dass digitale Arbeitsmittel von Arbeitnehmer:innen zur Verfügung gestellt werden und Arbeitgeber:innen einen angemessenen Kostenersatz leistet (Höhe des Kostenersatzes ist Vereinbarungssache).
• Arbeitsinspektorate haben keinen Zutritt zu privaten Wohnbereichen.
• Beendigung: Homeoffice-Vereinbarungen können bei wichtigem Grund unter Einhaltung einer Frist von einem Monat zum Letzten des Kalendermonats gelöst werden.

Abgabenrechtliche Regelungen

• Ab 1. Jänner 2021 können Arbeitgeber:innen eine abgabenfreie Homeoffice-Pauschale bis zu 3,00 Euro täglich für maximal 100 Homeoffice-Tage im Kalenderjahr gewähren. Das Homeoffice-Pauschale ist lohnabgabenfrei.
• Arbeitgeber:innen müssen in den Lohnunterlagen ab 2021 erfassen, an welchen Tagen ihre Arbeitnehmer:innen ausschließlich im Homeoffice arbeiten. Die Anzahl dieser Homeoffice-Tage muss im Lohnkonto und im Lohnzettel (L16) angeführt werden, unabhängig davon, ob Arbeitgeber:innen eine Homeoffice-Pauschale ausbezahlen oder nicht.

Steuerrechtliche Regelungen für die Arbeitnehmerveranlagung

• Wird das Homeoffice-Pauschale nicht oder nicht voll ausgeschöpft über die Personalverrechnung abgerechnet, können Arbeitnehmer:innen für Zeiten ab 1. Jänner 2021 die Pauschale in der Arbeitnehmerveranlagung geltend machen.
• Unabhängig davon können Arbeitnehmer:innen in der Arbeitnehmerveranlagung belegmäßig nachgewiesene Kosten für ergonomisch geeignete Arbeitsmöbel bis zu 300,00 Euro pro Kalenderjahr geltend machen, wenn in diesem Jahr zumindest 26 Homeoffice-Tage vorliegen.

Arbeitszeit und Arbeitszeitaufzeichnungen

Sämtliche allgemeine Bestimmungen über Arbeitszeit und Arbeitsruhe sowie individuelle vertragliche Arbeitszeit-Vereinbarungen sind auch bei der Arbeit im Homeoffice anzuwenden. Die Aufzeichnung der Arbeitszeit ist auch im Homeoffice notwendig. Arbeitgeber:innen haften verwaltungsstrafrechtlich für die Führung der Arbeitszeitaufzeichnungen und für die Einhaltung der Arbeitszeitgrenzen.