E-Rechnung in Europa: Was Ihr Unternehmen jetzt wissen muss

Stellen Sie sich vor, Ihr Buchhaltungsprogramm liest eine eingehende Rechnung automatisch ein, prüft die Pflichtangaben und bucht den Beleg – ohne manuellen Aufwand, ohne Tippfehler. Genau das verspricht die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, im strukturierten Format. Was heute noch eine Ausnahme ist, wird in den kommenden Jahren für viele Unternehmen in Europa zur gesetzlichen Pflicht. Und die Vorbereitungszeit ist kürzer, als die meisten denken.

Dieser Beitrag gibt Ihnen einen Überblick über den aktuellen Stand der E-Rechnungspflicht in Europa und Österreich, erklärt, was eine E-Rechnung technisch überhaupt ist, und zeigt Ihnen, welche ersten Schritte sinnvoll sind – damit Sie nicht unvorbereitet in eine neue gesetzliche Anforderung hineinlaufen.

Was ist eine E-Rechnung – und was ist sie nicht?

Viele Unternehmen denken beim Begriff „E-Rechnung" zunächst an eine Rechnung im PDF-Format, die per E-Mail verschickt wird. Das ist jedoch keine E-Rechnung im rechtlichen Sinne. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz – typischerweise im XML-Format. XML steht für „Extensible Markup Language" und bezeichnet eine Datenstruktur, die Computer direkt lesen und verarbeiten können, ganz ohne menschliche Zwischenschritte.

Die europäische Norm für den Inhalt des Formats heißt EN 16931. Sie legt fest, welche Informationen eine E-Rechnung enthalten muss und in welcher Struktur, damit sie länderübergreifend automatisch verarbeitet werden kann. Bekannte Formate, die dieser Norm entsprechen, sind zum Beispiel XRechnung oder das hybride Format ZUGFeRD – wobei letzteres ein XML-Datensatz ist, der in eine PDF-Datei eingebettet wird. In Österreich ist im öffentlichen Bereich bereits das Format ebInterface verbreitet.

Warum kommt die Pflicht – und wann gilt sie?

Der Antrieb kommt aus zwei Richtungen gleichzeitig: zum einen aus Brüssel, zum anderen aus den einzelnen Mitgliedstaaten.

Auf europäischer Ebene treibt die Initiative „ViDA" (Value Added Tax in the Digital Age) – also „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter" – die Digitalisierung der Umsatzsteuer voran. Ziel ist es, Steuerbetrug einzudämmen und Verwaltungsaufwand zu reduzieren, indem Rechnungsdaten künftig direkt und in Echtzeit an die Steuerbehörden übermittelt werden. Die genauen Umsetzungsfristen für die einzelnen Elemente der ViDA-Reform erstrecken sich grundsätzlich bis in den Zeitraum 2028 bis 2025. Die zentralen Pflichtphasen starten ab 1. Juli 2030 für intra‑EU-B2B‑Rechnungen. Nationale Umsetzung soll bis etwa 1. Jänner 2035 abgeschlossen sein. – die Details werden auf europäischer Ebene noch weiter konkretisiert.

Parallel dazu führen immer mehr europäische Länder nationale E-Rechnungspflichten ein, zunächst häufig im Bereich der öffentlichen Auftraggeber (Rechnungen an Behörden und staatliche Stellen), und schrittweise auch im unternehmerischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen – dem sogenannten B2B-Bereich, also Geschäfte von Unternehmen zu Unternehmen. In Österreich besteht die Pflicht zur E-Rechnung im Bereich der öffentlichen Beschaffung bereits seit einigen Jahren. Die Ausweitung auf den allgemeinen B2B-Bereich wird derzeit auf europäischer und nationaler Ebene vorbereitet.

Was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen?

Grundsätzlich gilt: Wer heute noch Rechnungen ausschließlich auf Papier oder als einfaches PDF erstellt und verschickt, wird sein System früher oder später anpassen müssen. Das betrifft sowohl das Ausstellen von Ausgangsrechnungen als auch den Empfang von Eingangsrechnungen im strukturierten Format.

Für Ihr Unternehmen bedeutet das in der Praxis:

• Ihre Buchhaltungs- oder Fakturierungssoftware muss E-Rechnungen im vorgeschriebenen XML-Format erstellen und exportieren können.
• Ihre Systeme müssen eingehende E-Rechnungen automatisch einlesen und verarbeiten können.
• Ihre internen Prozesse – von der Rechnungsprüfung bis zur Freigabe – sollten auf einen digitalen Workflow ausgerichtet sein.
• Archivierungsregeln für elektronische Belege müssen eingehalten werden.

Der gute Ausgangspunkt: Viele am Markt verbreitete Softwarelösungen unterstützen das strukturierte XML-Format bereits heute oder arbeiten aktiv daran. Die WKO Österreich führt eine laufend aktualisierte Liste mit Softwaresystemen, die E-Rechnungen im XML-Format erstellen können. Diese Übersicht finden Sie direkt auf der Website der Wirtschaftskammer Österreich – ein praktischer erster Anhaltspunkt, wenn Sie prüfen möchten, ob Ihre bestehende Software bereits geeignet ist oder ob Handlungsbedarf besteht.

Früh vorbereiten lohnt sich

Erfahrungsgemäß unterschätzen viele Unternehmen den Aufwand, der mit einer Software-Umstellung verbunden ist. Neue Systeme müssen evaluiert, eingeführt, getestet und mit bestehenden Prozessen verzahnt werden. Mitarbeiter:innen brauchen Zeit, um sich mit neuen Abläufen vertraut zu machen. Und in vielen Fällen stellt die Umstellung auch eine gute Gelegenheit dar, das Rechnungswesen insgesamt zu modernisieren und effizienter zu gestalten.

Wer jetzt – also vor dem eigentlichen Stichtag – mit der Analyse beginnt, hat die Möglichkeit, in Ruhe zu evaluieren, die richtige Software auszuwählen und Schnittstellen zu bestehenden Systemen sauber aufzusetzen. Wer wartet, riskiert Zeitdruck, Mehrkosten und im schlimmsten Fall die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Folgende Fragen sind ein guter Einstieg in die eigene Bestandsaufnahme:

• Welche Software setze ich aktuell für die Rechnungsstellung ein, und unterstützt sie bereits das XML-Format nach EN 16931?
• Wie viele Ausgangsrechnungen stelle ich pro Monat aus, und an wen gehen sie?
• Erhalte ich bereits Eingangsrechnungen im strukturierten Format, und wie verarbeite ich diese heute?
• Sind meine Archivierungsprozesse für elektronische Belege regelkonform aufgesetzt?

Die Antworten auf diese Fragen zeigen Ihnen, wie weit Sie von einer vollständigen E-Rechnungsfähigkeit entfernt sind – und wo sinnvoller Handlungsbedarf besteht.

Wir begleiten Sie durch die Umstellung

Die E-Rechnungspflicht ist keine isolierte IT-Frage, sondern berührt Ihr gesamtes Rechnungswesen: von der Buchhaltung über die Umsatzsteuervoranmeldung – also der regelmäßigen Meldung der anfallenden Umsatzsteuer an das Finanzamt – bis hin zur Belegarchivierung. Als Ihre Steuerberatung kennen wir Ihre Prozesse, und wir helfen Ihnen gerne dabei, die richtigen Schritte in der richtigen Reihenfolge zu setzen.

Wenn Sie wissen möchten, was die kommenden Änderungen konkret für Ihr Unternehmen bedeuten, sprechen Sie uns an. Sie erreichen uns per E-Mail unter office@holzinger.tax oder telefonisch unter +43 5 9015. Wir sind für Sie da.